Försvarsmaktens datorbaserade stödsystem

Innan jul råkade jag ut för ett mindre dråpligt missöde. Bakgrunden till det är att jag i ett svagt, förvirrat ögonblick efter jag muckade lät mig värvas till en mer obskyr frivilligförsvarsorganisation. För något år sedan sades mitt avtal upp av kompanichefen och jag anmodades lämna tillbaka de prylar som jag hade hämtat ut. Naturligtvis kände jag inte för att sätta mig i bilen för att åka till den utbildningsgrupp jag tillhörde så jag ringde till förrådet på den orten för att reda ut begreppet. Inga problem sade förrådsmannen, vi fixar en godsöverföring dit du jobbar nu. Ett år senare kommer ett argt brev där jag å det snaraste anmodades lämna tillbaka utrustningen annars skulle jag bli tvungen att betala för det som står på den lista vad serviceförråd i Sverige har lämnat ut åt mig.

Vad var felet här? Jo handläggaren vid utbildningsgruppen hade sitt utdrag ifrån och där stod jag tydligen som totalförsvarspliktig med krigsplacering i ett förband och att mitt B-avtal med Hemvärnet var avslutad. I ett annat system, förmodligen pärmbunden (hoppas jag så att det inte är ett ytterligare datasystem som hanteras), kontrollerade man mitt personalkort om det har återmatats ett OK ifrån FMLOG att jag återlämnat min lånade materiel. FMLOG har ju naturligtvis sagt att min lista på lån inte är tömd.

Om jag skall få någonting gjort i mitt arbete får jag först ett utfall i ett system, en pryl måste repareras eller kontrolleras. Sitter grejen på en överordnad enhet kan man i många fall inte enligt systemet tillåtas göra kontrollen eller reparationen med grejen kvar på enheten fast enheten inte kommer att användas under tiden som tillsynen eller reparationen pågår och samma grej skall monteras tillbaka. Jag måste alltså sitta och bereda en urmontering och inmontering för att kunna återrapportera mitt egentliga arbete. Nog för att man skall dokumentera åtgärder för att det skall finnas en spårbarhet men det blir löjligt när man mellan byte av en specifik individ måste dokumentera att individen skall ur och inmonteras för att kunna göra en annan åtgärd. Gör man beordrad åtgärd måste in och urmontering göras, lyckas man inte förstå det har man fel arbetsuppgift, alltså avrapportering av ett ifrån systemet beordrat jobb borde generera det andra arbetet ”Automagiskt”.

Nåväl det var det systemet det, när jag gör någon form av arbete kan det komma att kasseras vissa detaljer så jag måste sätta i nya. Först tittar jag ett system för att se om vi har i vårat förråd, om det inte finns där finns det överhuvudtaget på förbandet? Finns inte detaljen utlämnad ifrån lagret måste jag skriva en blankett med bläckpenna och lämna till lagret så att dom kan lämna ut detaljen och bokföra i ett system eller arbeta i ett annat system för att beställa den ifrån ett annat lager. Nu är jag uppe i minst tre olika system med databaser för att kunna göra ett arbete. Om underhållsföreskriften är otydlig eller vi saknar en viss kemisk produkt får jag nyttja ytterligare ett system med ännu en databas för att ta reda om det skiljer i hur produkten förpackas, vi kanske har produkten på literflaska istället för halvliterflaska som föreskriften säger.

När jag äntligen fått ihop det administrativa och det jag behöver för att kunna göra mitt egentliga arbete så har det renderat övertid, alltså anfaller jag Palasso ER.

I min karriär råkar jag alltså ut för applikationer och databaser med varierande grad av förfining. Någon kan bara hantera versaler, någon tillåter ett begränsat antal tecken, m.m. Dessutom är dessa applikationer programmerade i språk som är näst intill lika utdöda som Latin eller ålderdomlig Grekiska. Skall försvarsmaktens nätverk kunna dra nytta av dessa stödsystem i utlandet eller när nätverken skall moderniseras så kommer det att krävas ansträngningar utöver det vanliga för att få det att fungera. Vi måste alltså röra oss framåt och ersätta denna uppsjö av ineffektivitet.

Är Prio då den rätta lösningen? Kanske, det beror på vad vi vill, vi har fungerande lösningar i försvarsmakten som är arbetsintensiva och fungerar i ett nationellt perspektiv men som är föråldrade och kommer att bli dyrare och dyrare för varje år att underhålla. En övergång kommer att vara arbetsintensiv för att de olika databaserna ser helt olika ut och har olika funktionalitet. Det första som måste göras är att likrikta dessa databaser så att de passar i Prio eller vilket system man än väljer. Försvarsmakten vill också minska på den administrativa personalen, vilket vi har sett i och med införandet av Palasso ER och FIA. Alltså kan vi förutse att behållandet av de befintliga systemen inte är ett alternativ.

Vi vet inte vad som är upp och ned på en skokartong, är några snart bevingade ord ifrån Försvarsmaktens infochef. Enligt infochefen så skulle det spegla frustrationen som infoavdelningen känner inför det faktum att de inte alltid har hela, klara bilden tydligt för sig vad som händer i Afghanistan. Även i ekonomihänseende har man haft denna frustration och detta har också anmärkts av Riksrevisionen/Riksrevisionsverket. Vad jag vet har man i försvarsmakten valt uppdragstaktik som ledningsfilosofi. Det här innebär att man tilldelar underlydande uppdrag och resurser för uppdragets lösande. Vi ser genast att det här innebär att högre chef inte kommer att veta i detalj hur uppdraget löses eller i realtid hur lösandet fortskrider. Ett stödsystem skall i uppdragstaktiken utgöra ett stöd för lägre chef att lösa sina uppgifter. Lägre chef skall inte behöva vara redovisande inför högre chef exakt vad som händer och lägre chef/Soldat skall inte behöva vara sekreterare för att sköta det administrativa fotavtrycket som verksamheten lämnar. Redan nu är vissa arbetstagare sekreterare i högre utsträckning än officerare i tjänst som de anställdes i. Införande av PRIO späder på den utvecklingen.

I de organisationer som SAP har införts i så verkar man konstant ha beräknat kostnaderna till att vara mycket lägre än vad dom är. I ett så komplext system som försvarsmakten med den mängd databaser och det arbete som vanliga arbetare skall kunna utföra så kommer det att bli en stor mängd arbete som skall utföras bara för att komma in i det nya. Då kan vi inte ha organisationsförändringar i parti och minut, vi kan inte ha ansvarsförändringar så ofta vi har nu. Skall vi effektivisera så måste vi förändra organisationen men frågan är hur effektivitet mäts, är det i pang för pengar eller nöjer man sig med en ettöressmäll så billigt som möjligt. Frågan är inte på stödsystemsnivå utan på försvarsmaktsnivå. Vill inte politikerna ha ett försvar som är bra utan ett försvar med största möjliga kontroll så är ju frågan biff.

PRIO – minsta möjliga försvar till högsta möjliga kostnad. Professionella yrkesmän gör sådant de inte är anställda att göra. Ingår sekreterarprov i uttagningen till framtidens försvarsmaktsanställda?

Uppdateraing: Läs gärna Wiseman och Chefsingenjören i likartade blogginlägg. Morgonsur har också skrivit ett inlägg. Steg 2 närmar sig, uppgivenheten verkar stor. Då får jag lägga Cynisk på Bloggen Cynismer till listan som skrivit om Prio.

J.K Nilsson